Práticas para aumentar a entregabilidade de emails

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Práticas para aumentar a entregabilidade de emails
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Durante um ano, cerca de 21% dos emails enviados em todo o mundo não conseguiram chegar à caixa de entrada desejada, de acordo com o estudo da Return Path.

Nos EUA, foi registrado um declínio da taxa de entregabilidade de 87% para 76%, o que significa que quase 1 em cada 4 mensagens comerciais neste país não chegam à caixa de entrada do remetente.

E se fosse possível aumentar 21% na taxa de entrega da sua próxima campanha de email marketing?

Neste artigo, você aprenderá as melhores práticas para aumentar a entregabilidade das suas mensagens.

O que determina o sucesso ou o fracasso na entrega de emails?

Há vários requisitos que os servidores utilizam para determinar se seu email vai chegar à caixa de entrada ou não. Sendo assim, é importante atentar-se para alguns desses fatores:  

Endereços inválidos: se você enviar uma mensagem para muitos endereços que não existem ou que estão com a caixa de entrada cheia, vários servidores podem achar que você comprou sua lista ou não está a gerenciando bem.

Endereços “armadilhas de spam”: estes são endereços de email ou domínio criados por empresas anti-spam para identificar spammers. Eles nunca foram inscritos em nenhum lugar para receber qualquer mensagem. Geralmente, eles são postados em sites para serem “coletados” por remetentes mal-intencionados como se fosse uma “armadilha”.

Reclamações: acontecem quando um usuário marca seu e-mail como spam.

Infraestrutura de envio: inclui a reputação do domínio, do IP e as configurações de autenticação (registros SPF, DKIM e rDNS). Uma infraestrutura ruim é outro indicador de spammer para os servidores.

Consistência de Envio: O ideal é enviar um volume de emails aceitável, com uma frequência consistente, a partir do mesmo endereço IP, mês a mês. Remetentes pouco frequentes que enviam grandes volumes uma vez por mês ou trimestralmente podem ser um indicador de um spammer ou de um servidor comprometido.

Conteúdo: mesmo que o domínio tenha uma boa pontuação de reputação, os remetentes ainda devem fazer bons conteúdos formatados em HTML e com links confiáveis. Formatações HTML com erro, texto pequeno com imagem grande e links spam podem prejudicar sua entregabilidade.

Engajamento: É o que os destinatários fazem com o email depois de recebê-lo. Eles abrem? Eles excluem? Respondem o e-mail? Eles marcam como spam? Eles adicionam o remetente à lista de contatos? Os servidores analisam as ações do destinatário para decidir se o remetente está enviando spam ou não.

A melhor maneira de saber o que está arruinando sua capacidade de entrega é testar as partes mais importantes de sua campanha de e-mail, como o conteúdo, a configuração do servidor, o envio de domínio e a reputação de IP.

Melhores práticas para aumentar a entregabilidade de email

Para aumentar a sua taxa de entrega, comece a implementar as seguintes práticas:

1 – Limpe suas listas: exclua endereços devolvidos (soft bounce e hard bounce) e descadastrados. A configuração vai depender da ferramenta que você está usando..

2 – Construa sua lista com formulários: seu destinatário precisa autorizar o recebimento dos seus emails. Não colete ou compre listas de endereços na Internet. Em vez disso, crie sua própria lista usando formulários com confirmação.

3 – Minimize as reclamações: mesmo se você enviar uma mensagem para uma lista de pessoas que se cadastraram, elas ainda podem marcar seu email como spam. As pessoas podem esquecer, não encontrar o link de cancelamento de assinatura ou achar que o conteúdo é irrelevante. Para reduzir as reclamações de spam ao mínimo, siga estas etapas:

  • Deixe o link de cancelamento visível e fácil de encontrar, inclusive no cabeçalho do e-mail (em tamanho 10).
  • Adicione um texto no rodapé lembrando aos assinantes onde eles se cadastraram.
  • Envie emails relevantes que foram solicitados pelo destinatário.
  • A frequência de envio deve estar dentro das expectativas do usuário.
  • Remova os contatos que reclamaram.

4 – Configure a infra-estrutura de envio:

  • Use um servidor com boa reputação que tenha relações com a AOL, Yahoo, Windows Live Hotmail e outros, ou um software de e-mail interno com um serviço de entrega de terceiros ou um servidor SMTP.
  • Envie de um endereço de e-mail real, refletindo sua marca. Evite o remetente “noreply” porque parece que você não quer ter comunicação com o destinatário e pode ser considerado como spam.
  • Se você usa seu próprio servidor SMTP com um sistema de e-mail interno, então configure a autenticação de envio de mensagem com registros de SPF, DKIM e rDNS. Isso ajuda a proteger contra falsificação e garante que sua infraestrutura tenha autorização. Você pode usar a ferramenta GlockApps para testar seus registros de autenticação.
  • Monitore sua reputação de IP. Se seu domínio estiver em uma lista negra, então a sua entregabilidade será muito reduzida. O GlockApps também verifica se o IP do seu servidor de envio está em listas negras.
  • Segmente ou separe o tráfego por marca ou tipo de email. Endereços de empresa, aquisição de clientes, retenção e mensagens transacionais devem ser segmentados. Se você quiser manter uma reputação separada para cada um, então configure registros SPF separados.

5 – Mantenha uma frequência de envio consistente e envie mensagens sempre do mesmo IP. A troca de IP’s ou endereço de remetente é uma tática de spammer.

6 – Verifique a pontuação de spam do seu antes de enviar. Corrija problemas de conteúdo da sua mensagem usando a ferramenta gratuita Mail-Tester.

mail tester teste de entregabilidade de email

7 – Envie emails relevantes: Um conteúdo irrelevante pode gerar reclamações de spam e descadastros. Mesmo que só 1% dos seus destinatários reclamem, a taxa de entregabilidade pode ser comprometida para toda lista.

E para concluir, antes de iniciar qualquer campanha de email marketing é recomendado que você teste a entrega em vários tipos de servidores (Gmail, Outlook, etc.) para identificar algum problema.

Algumas ferramentas têm este recurso. Se a sua não possuir, você pode usar os serviços do GlockApps.

glockapps entregabilidade de email

Cenários de entregabilidade

Agora vou te mostrar 3 cenários que indicam que você tem sérios problemas com a taxa de entrega de email e como resolver isso.

Cenário 1: Seu email está caindo na caixa de spam.

Sintomas:

  • As taxas de abertura, clique e descadastro diminuíram.
  • Os destinatários informaram que sua mensagem estava na caixa de spam.
  • Algumas ou todas as mensagens enviadas para suas contas de email pessoais são entregues na pasta Spam ou Lixo Eletrônico.

Causas comuns:

  1. Muitos destinatários marcaram seus emails como spam.
  • Altere o assunto das suas mensagens deixando-o mais relevante.
  • Deixe seu endereço de remetente reconhecível e nunca percebido como spam.
  • Reduza sua freqüência de disparo.
  • Aumente a relevância de suas mensagens.
  • Pare de enviar para endereços que não abriram ou que não clicaram recentemente.
  • Coloque o link de descadastro no início do email em tamanho 10.
  • Exclua os contatos que marcaram suas mensagens como spam.
  1. Você enviou para muitos contatos inválidos ou inativos.
  • Para de enviar mensagens para endereços que não engajaram (abertura ou clique) recentemente ou para contatos descadastrados.
  • Exclua endereços que tiveram falha na entrega ou devoluções (hard bounce e soft bounce).
  1. Seu registro SPF está incorreto ou não foi configurado.
  • Configure corretamente o registro SPF no seu domínio. Ele é um tipo de registro que identifica quais servidores de email têm permissão para enviar mensagens em nome do seu domínio.

Cenário 2: Seu email é aceito para entrega pelo servidor SMTP, mas não é entregue na caixa de entrada ou na pasta Lixo eletrônico sem uma devolução.

Sintomas:

  • Mesmos sintomas do cenário 1, por isso é tão importante realizar testes para saber qual é o seu real problema e resolvê-lo.

Causas comuns:

  1. Você está enviando mensagens para contatos spamtrap.
  • Para de enviar mensagens para endereços que não engajaram (abertura ou clique) recentemente ou para contatos descadastrados.
  • Exclua endereços que tiveram falha na entrega ou devoluções (hard bounce e soft bounce).
  • Segmente os emails (transações, newsletters) por endereço IP e tente identificar segmentos ou origens de dados incorretos.
  1. Muitos dos seus e-mails foram detectados como SPAM pelos filtros e reputação do domínio.
  • Altere o assunto das suas mensagens deixando mais relevante.
  • Deixe seu endereço de remetente seja reconhecível e nunca percebido como spam.
  • Reduza sua freqüência de disparo.
  • Aumente a relevância de suas mensagens.
  • Pare de enviar para endereços que não abriram ou clicaram recentemente.
  • Coloque o link de descadastro no início do e-mail em tamanho 10.
  • Exclua os contatos que marcaram suas mensagens como spam.

Cenário 3: Suas conexões SMTP (envio) estão bloqueadas.

Sintomas:

  • Você recebe um número anormalmente alto de mensagens devolvidas (hard bounce e soft bounce).
  • As taxas de abertura, clique e descadastro diminuíram demais.
  • Os destinatários informam que eles não recebem suas mensagens.
  • Alguns ou todos os emails enviados nunca são entregues nem mesmo na caixa de spam.
  • Você se depara com erro de servidor SMTP ao tentar enviar.

Causas comuns:

  1. O seu servidor SMTP não está configurado corretamente.
  • Configure adequadamente o software antivírus no firewall ou na porta SMTP.
  • Configure seu servidor DNS corretamente.
  • Ative pesquisa reversa de DNS.
  • Configure um registro SPF no seu domínio e revise os endereços IPs e registros.
  • Envie mensagens de um endereço IP dedicado ou estático.
  1. Seu domínio está em alguma lista negra ou lista de bloqueio.

Regras de Entregabilidade no mundo

Cada país do mundo tem regras para envio de email marketing.

No Brasil as regras são impostas pela CAPEM (Código de Autorregulamentação para Prática de Email Marketing):

  • Disponibilize um endereço físico no rodapé da mensagememail.
  • Os destinatários devem ter autorizado o recebimento dos envios via cadastro (opt-in) ou o remetente deve ter alguma relação prévia, seja ela comercial ou social, com o destinatário (soft opt-in).
  • Não é permitido enviar emails para pedir autorização de destinatários.
  • Você deve disponibilizar a sua política de descadastro (opt-out) e informar o prazo de remoção do endereço do usuário da sua lista.
  • É obrigatório disponibilizar um link para o destinatário descadastrar e uma alternativa não clicável que pode ser um telefone, fax, endereço de e-mail ou site (em forma de texto não clicável).
  • Emails transacionais, por exemplo, avisos, atualização de pedidos, extratos e boletos bancários, não precisam disponibilizar descadastro.
  • Você só pode enviar email marketing usando um endereço com domínio próprio. É vedado o uso de domínios de terceiros, como GMAIL.
  • O envio de anexos pode ser feito desde que exista uma autorização prévia do destinatário, exceto nos casos de certificação e assinatura digitais.
  • É essencial divulgar no site da sua empresa a “Política de Privacidade e de uso de Dados” adotada com seus clientes e usuários.
  • Não é permitido comprar lista de contatos de outra pessoa. Porém, é permitido que uma empresa faça uma ação para algum parceiro comercial.
  • É recomendado que seja feita a configuração técnica de SPF.

Como testar seu email em tempo real

teste de email em tempo real

Quer saber a melhor parte?

Você pode testar rapidamente sua entregabilidade com o GlockApps .

Esta ferramenta mostra como seu email será entregue em diferentes servidores.

Para fazer isso ele envia sua mensagem por contas pessoais da Amazon SES, SendGrid e Mailgun para um lista de controle de contatos (lista de sementes).

Vale ressaltar que sua entregabilidade pode ser diferente quando você envia através do seu servidor SMTP, serviço de entrega ou provedor de serviços de e-mail.

Conclusão

Para que seu email marketing seja eficaz é preciso que ele seja entregue. Porém, o engajamento do assinante é o que mais influencia nisso.

Mesmo que você enfrente problemas como hard bounce (rejeições) e suas mensagens filtradas como spam, você pode resolver esse problema focando no engajamento do assinante fazendo perguntas que os estimulem a responder seus emails.

Ou seja, se você se concentrar em enviar apenas para assinantes responsivos, você evitará o impacto negativo na reputação do seu domínio causada pelo envio de emails para pessoas que não estão interessadas ou não existem.

Filtre sua lista de contatos separando pessoas que não abriram ou não clicaram em sua mensagem nos últimos 3 ou 6 meses, dependendo da sua frequência de envio de mensagens. Dessa forma, você encontrará pessoas com probabilidade de marcá-lo como spam e contatos inválidos. Remova-os da sua lista principal.

Então, como profissional de marketing, você deve se concentrar em um princípio: engajar seu público-alvo e, por consequência, sua taxa de entregabilidade vai aumentar.

Traduzido e adaptadohttps://glockapps.com/blog/improve-email-deliverability/

Você já aplicava algumas destas estratégias? Deixe seu comentário.